ADMIS - iratkezelő rendszer

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek a papír alapú munkavégzéshez viszonyítva sokkal magasabb színvonalú biztonságot, hatékonyságot, átláthatóságot és támogatást nyújtanak. Mind a nagy mennyiségű dokumentumok feldolgozását, mind az előírt minőségű dokumentumok előállítását végző szervezetek számára elengedhetetlen a magas színvonalú dokumentumkezelő rendszerek nyújtotta lehetőségek kiaknázása. E rendszerek hozzásegítik a vállalatokat piaci versenyképességük megőrzéséhez és szolgáltatásaik színvonalának emeléséhez.

Az Admis iratkezelő rendszer 3 modulja segíti a felhasználót dokumentumainak rendszerezésében:

• Iktató modul
• Napló modul
• Expediáló modul

Iktató modul

Az iktató modul felel az összes beérkezett dokumentáció (levél, számla, e-mail, szerződés) rendszerezéséért. A beérkezett iratok a megfelelő iktatókönyve kerülnek. A bevitt adatok ellenőrzése után az iratkezelő a bejegyzést szignálásra hozzárendeli a szervezeti egység vezetőjéhez. A küldemények későbbi továbbítása során az automatikusan a kijelölt ügyintézőhöz kerül. A beérkezett és iktatott küldemények többféle szempont alapján kereshetőek vissza:

• Iktatószám szerint
• Tárgy szerint
• Feladó szerint
• Ügyintéző szerint
• Szervezeti egység szerint
• Időszak kiválasztása
• Községek szerinti keresés
• Részletes keresés

Napló modul

Központi, az ügyvitelt közvetlenül támogató és az ügyintézők munkáját napi szinten segítő modul. A Napló feladata az iratkezelés folyamatának gyakorlati informatikai támogatása, az egyes műveletek elvégzéséhez átlátható környezetben biztosítja a szükséges eszközöket. A Napló modul minden olyan felhasználó napi munkaeszköze, aki az ügyvitelben akár vezetői, ügyintézői szinten vesz részt. Az iratkezelés megkönnyítése céljából a nyilvántartás két fő jegyzéket foglal magában: a bejegyzés naplót és az ügyirati naplót. Komplex rendszerként biztosítja, hogy az iratkezelés során ne merüljenek fel járulékos költségek, pl. az iratok rendszerezése, jelölése vagy irattározása során. Az informatikailag támogatott iratkezelés során nem elegendő csak az elektronikus nyilvántartásra összpontosítani, a pusztán sztatikus nyilvántartás csak hátráltatná a munkát – a modern automatizált rendszerek a professzionális iratkezelés magvát képezik, ezért elvárásaink jóval magasabbak.

Expediáló modul - küldemények átvétele és feldolgozása az Expediálóban
Az ügyintéző által a Napló modulból az Expediálóba továbbított küldeményt az iratkezelő az Expediáló modul segítségével dolgozza fel. Feldolgozás alatt a következő műveleteket értjük:

• küldemény eredetijének átvétele az ügyintézőtől
• aláírás biztosítása az illetékes személy részéről (szükség esetén)
• boríték/ címke nyomtatása (szükség esetén)
• küldemény vonalkóddal ellátása
• küldemény eredetiének és egyaránt elektronikus változatának továbbítása a postabontóba

Ebben a modulban hasonló paraméterek mellett tudunk keresni, mint az Iktató modulban.