Belső Információs Rendszer

Belső Információs Rendszer

Korunk gyorsan változó üzleti világában két, a vállalatok ügyfélkapcsolati stratégiáját jelentősen befolyásoló tendencia érzékelhető. Egyrészt a fogyasztók igényesebbé válnak és magasabb színvonalú szolgáltatásokat várnak el a vállalatoktól, másrészt a fokozódó piaci versenyben a vállalatoktól mind nagyobb erőfeszítést igényel az új ügyfelek megszerzése és a meglévők megtartása.

Ezek a változások ügyfélkezelési megközelítésük átgondolására késztetik az egyes vállalatokat. A törekvések célja az, hogy megkülönböztessék magukat versenytársaiktól, fokozzák ügyfeleik elégedettségét, növeljék az ügyfél profitabilitást és így a vállalat eredményességét.

Az Ügyfélkapcsolat menedzsment területért felelős munkatársaink készek arra, hogy az ügyfélkapcsolat-kezelés területén szerzett gyakorlati tudást a mélyreható iparági tudással ötvözve támogassák ügyfeleink értékesítési, marketing és ügyfélszolgálati funkcióinak optimalizálását.

Email: jrosta
Telefon: +36 30 746 7171

Elektronikus iktatás

Az iktatás célja a vállalkozáshoz érkező, illetve onnan elküldött dokumentumok (számlák, levelek, meghívók, stb.) nyilvántartása, rendezése, a gyors visszakeresés biztosítása, illetve a tárolandó„papírok” mennyiségének minimalizálása.

A beérkező és kimenő dokumentumok (levél vagy bizonylat) elektronikus formában lementett változata un. dokumentum tárban tárolható, így az később is rendelkezésre áll (megtekinthető, letölthető, bővíthető, törölhető). Iktatáskor meghatározható a felelős, akinek az adott dokumentummal a továbbiakban foglakoznia kell, illetve az érintettek köre. Ezen személyek akár egy automatikusan generált e-maillel értesíthetőek is.

Iktatáskor a partneren kívül további adatok rögzíthetőek (tárgy, kulcsszavak), illetve alapértelmezések adhatóak meg, amik a későbbi visszakereséseket könnyítik meg.

Amennyiben az ÜVI program rendelkezésre áll, a beérkező bizonylat (számla) iktatáskor ott is leképződik a megfelelő adatokkal, státuszokkal. Így elkerülhető a többszörös rögzítés. A kimenő dokumentumok iktatása sem jelent többlet feladatot; ha a bizonylat a rendszerben készült (árajánlat, szerződés), akkor az iktatás az eredeti bizonylatból egy gombnyomással végrehajtható.

Az iktatási folyamat állapotát (a megszokott módon) státuszok mutatják. Az elektronikus iktatás és dokumentumtár használatával elérhető, hogy minden dokumentum egy helyen legyen kezelhető (teljes körű nyilvántartás, archiválás, visszakeresés) megszüntetve a párhuzamos, illetve hiányos nyilvántartásokat.

Email: jrosta
Telefon: +36 30 746 7171

Szerződés nyilvántartás 

Az üzleti kapcsolatok egyik legfontosabb dokumentuma a szerződés, melynek pontos nyilvántartása fontos követelménye a mai gazdasági életnek. A rendszer keretén belül lehetőség van több típusú szerződés kezelésére, kezdve a huzamosabb időszakra szóló szerződésektől (pl.: bérleti szerződések) az egyedi, alkalmi szerződésekig. 

A szerződést megelőző lépések (pl.: árajánlat készítés) is a rendszer része. Az árajánlatban felvitt adatok, annak elfogadása után, egyszerűen átemelhetőek szerződéssé, így elkerülhető a többszörös adatrögzítés. Az árajánlatok, szerződések állapotát különböző státuszok segítségével lehet követni, így a rendszerben látható, melyek a megrendelt, vagy aláírt dokumentumok.

Az ajánlatok, szerződések WORD-ben készített sablonokkal kerülhetnek nyomtatásra, illetve nem szerkeszthető PDF formátumban mentésre, ezzel biztosítva az egyedi, kiváló minőségű megjelenést a partnerek felé. A szerződések alapján a rendszerben előállíthatóak a szerződés teljesítését igazoló dokumentumok is, illetve a számlák adatai. (Ha az ÜVI programunk is rendelkezésre áll, a számlák automatikusan ott készülnek el.) Ez azt jelenti, hogy pl.: az összes havi bérleti díj számla egy gombnyomásra elkészülhet az ÜVI-ben. 

A számlázásra engedélyezés folyamatában lehetőség van a számlázandó szerződések, munkalapok, stb. kiválogatására, akár úgy is, hogy egy szerződés több tétele közül csak a kiválasztottak kerülnek számlázásra teljes- vagy részmennyiségben. Természetesen ezt csak az arra engedélyezett személyek tehetik meg (jogosultság). A rendszer pontos számlázási információt ad minden dokumentumról, illetve annak bármelyik érintett tételéről.

Lehetőség van a szerződések folyamatos, vagy utólagos módosítására is, kezelve ennek következményeit, azaz helyesbítő és sztornó bizonylatok is előállíthatók és számlázhatóak. A program biztosítja a teljes körű, naprakész szerződés nyilvántartást megőrizve az előzményeket, kerüli az adatbeviteli többszöröződést, tartalmazza a szerződések pénzügyi (számlázási) adatait.

Email: jrosta
Telefon: +36 30 746 7171

CRM - ügyfélkapcsolat kezelés

Minden vállalkozásnak szüksége van partnerei, illetve a hozzájuk kapcsolódó folyamatok adatainak nyilvántartására, hiszen ezen információk nagymértékben segíthetik az ellenőrizhetőséget, a megfelelő stratégiai döntések meghozatalát, a hatékonyság növelését. A partner cég, vagy akár egy dolgozójának neve, illetve telefonszáma alapján azonnal, egy képernyőn megjelennek az ügyféllel (partnerrel) kapcsolatos információk. 

A képernyő tartalom magában foglalja:

• a partner általános (eddig megszokott) adatait
• a személyes kapcsolatok szempontjából nagyon fontos, a partner dolgozóival kapcsolatos információkat
• a partnerrel kapcsolatos kiemelt információkat adatlapok segítségével: (tetszőleges adatcsoport összeállításával) lehetővé válik az ügyfelek minősítése, csoportosítása bármely szempontból
• a partner és a vállalkozás közötti valamennyi (akár dokumentum tárban tárolt) információcsere adatait: ajánlatok, szerződések, számlák, levelezés (bejövő, kimenő egyaránt)
• a partnerhez kapcsolódó valamennyi folyamatban lévő, vagy lezárt projekt minden dokumentumát (szerződések, munkalapok, stb. számlázási információkkal együtt)
• a partnerhez kapcsolódó valamennyi pénzügyi információt: kintlévőségek, követelések (lejárati szempont szerinti bontásban), teljesített tételek

Az „egy képernyős” megjelenítés nagymértékben segíti az átláthatóságot ügyfeleink (jó esetben) szerteágazó adatai között.